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スタッフ採用

成功事例集

ラーメン屋にも採用のヒントがある

私のインスタをフォローして下さっている方はご存知だと思いますが、私の主食はラーメンです(笑)

弊社の近くに良く行くラーメン屋さんがありますが、今日そこに行くと店内に

「お手伝いさん募集!」

という貼り紙を発見しました。

要するにお皿洗いなど、比較的簡単に出来る業務を1時間以上手伝ってくれると、このお店のラーメンが1杯無料になるという仕組みのようです。

この取り組みでどれだけの問い合わせがあるか分かりませんが、これだけ人材不足の時代ですから、思い付いたアイディアを積極的に取り組もうとする姿勢自体が素晴らしいです。

さすがにこの貼り紙を見て「当院の作業を1時間手伝ってくれた方には、院長の診察を50%オフにする」という取り組みは出来ませんが、このような他業種の取り組みを見た際には

「この取り組みをうちのクリニックに活かすには、どのようにすれば良いか?」

を考え、実践可能である取り組みはチャレンジするという姿勢が大切なのです。

人材不足の中でも、募集が多いだけでなく「人財」を採用出来ているクリニックというのは、このような考え方が出来ているのです。

小さな改善の積み重ねが、診療のスピードアップに繋がる

診療のスピードアップに限ったことではありませんが、どんな課題も小さな改善の積み重ねによって、後に大きな結果が出ます。

診療のスピードアップという観点で考えると、他院への紹介状の原本データを新元号である「令和」に修正する、ということも大切です。

令和後、原本データを修正していないと

・平成をバックスペースなどを押して消す
・令和と入力し直す

という行動が必要です。しかも多くのパソコンでは「れいわ」と入力しても「令和」になりませんので「れい」と打って「令」、「わ」を「和」と打たなければなりません。

それを院内にある全パソコンで、複数のスタッフが同じことをしていたら・・・考えただけで時間の無駄過ぎる光景です。

ちなみに私は新元号が発表になってすぐ、弊社スタッフに「社内にある全パソコンで『令和』を文字登録するように」と指示を出しました。やってくれてなかったらシャレになりませんが、まぁ大丈夫でしょう(笑)

このように小さな行動の改善の積み重ねが、後に大きな結果をもたらすのです。たかが1秒、されど1秒です。

時間について真剣に向き合っている者だけが、時間にも愛される(時間を有意義に使える)のです。

新人教育する上で先輩スタッフが控えたい言葉とは?

新人スタッフが入社してからしばらくすると、院長先生と既存スタッフとの間で、

院長先生:「●●さん(新人スタッフ)に○○(何らかの業務)を頼んだら全然出来てないけど、ちゃんと教えてないの?」

先輩スタッフ:「いやー、前にも言ったんですけどね」

よくこのようなやり取りが交わされます。

私自身も8年間の会社経営の中で、何人ものスタッフを教えてきた者として、これは自戒の念を込めて書くのですが、上記の院長先生とスタッフとの新人スタッフに対しての教育について、私の考えは

「ちゃんと新人スタッフに伝わったのなら、その通りにやる。やってないとしたら、しっかり伝わってないから」

です。つまり先輩スタッフの「言ったんですけどね」は、新人スタッフに全然伝わってないということです。

もちろん中には「なんでこんな単純なことを何度も間違えるんだ!」と腹が立ってくる新人スタッフがいるのも承知の上ですが、問題や課題は他者に焦点を当てても改善しません。

「この新人スタッフにどんな教え方をしたら、より伝わるのだろうか?」

「もっと新人スタッフに伝わる方法があるのではないのか?」

「もし自分が新人スタッフだったら、この教え方で同じように出来るか?」

などの自問自答によって、指導者としてレベルアップするものです。新人教育は大変ですが、新人が一人前になることで、先輩スタッフも次なるステージへステップアップ出来ます。

生々しい話ですが、前述した「なんでこんなこと何度も言わせるんだ!」という新人スタッフについては、教えている側の教育方法がしっかりしているなら、後は本人の仕事への意欲や「そもそも向いているのか」などが原因ですから、社労士にご相談するレベルかも知れません。

教育って、正解が無いですから本当に奥深いですよね・・・。弊社メンバーに対する教育を含め、私も常に試行錯誤です。

先輩スタッフのモチベーションが急激に下がる出来事とは?

現在は採用困難時代ですので、そんな中で「人材」ではなく「人財」を採用しようとすれば、宝の山から更に貴重なお宝を見つけるくらい困難を伴います。

出来るだけ応募数を増やそうと、求人案内に出している給与額を上げるクリニックも多いと思いますが、その上でくれぐれも注意しなければならないのは、

先輩スタッフよりも新人スタッフの方が給与が高いという状態を回避する

ということです。

応募条件を変えるのであれば、必然的に既存スタッフの条件も見直す必要があります。それを怠ると、ほぼ100パーセントの確率で

「なんで私よりも、後に入ってきた●●さんの方が給与が高いんだ?私よりも分かること、出来ることが少ないのに、それはおかしいだろう」

「仕事を教えている私よりも、教わっている●●さんの方が給与が高いって、院長先生は何を考えているんだろう?」

と、院長先生に対して大きな不信感を持ちます。

かつて弊社も給与を見直したことがあり、その際は全スタッフの給与額を上げました。

※しかし弊社の場合には「応募が無いから」という理由ではなく、「更に質の高い仕事をして欲しいから」という思いで、です。

仕事をする理由や目的がお金だけなのは寂しいですが、しかし誰もがお金や生活のために仕事をしていることも、また事実です。

お金に対する不信感は、即、退職に繋がりかねませんので、くれぐれもご注意下さい。

細部へのこだわりがブランドになる

今後益々増えるであろうクリニック業界の中で、増患という意味でも、採用という意味でも選ばれ続けるクリニックであるために大切なことは「自院をブランド化する」ということです。

「自院をブランド化する」とは「自院のこだわりを明確にし、打ち出す」ということになりますが、そのこだわりを細部まで行き渡らせることが出来るかどうかが重要です。

「神は細部に宿る」は、私が好きな表現のひとつですが、長く多くの人々に愛され続ける企業も人も、細部へのこだわりを大切にしています。

実は私はディズニーファンですが、ディズニーは細部へのこだわりの象徴のような企業と言えます。

※ちなみにどの程度のファンかと言いますと、例えば「●●味のポップコーンが食べたいなぁ」と言われたら、すぐに「あぁ、それならこの辺にあるから行ってみよう」と、地図を見なくても答えられる程度のファンです。伝わりましたか?(笑)

それこそディズニーの細部へのこだわりをひとつひとつ紹介していると、いつまで経ってもこの文章が終わりませんので、例えばひとつ紹介しますと、ディズニーシーの中で、圧倒的な人気を誇るアトラクション「トイ・ストーリー・マニア!(以下トイマニ)」があります。

基本的にディズニーシーは朝8時に開園しますが、開園と同時に、ほぼ90%以上の人はトイマニに向かいます。

そこでファストパスを取るか、その場で並ぶかは、その人達のその日のスケジュールによりますが、前述したように9割以上の人がまず駆け込む位に人気のアトラクションです。

もちろんこのアトラクション自体が面白いというのがありますが、細部へのこだわりのひとつとして、朝に行っても昼に行っても、キャスト(働いている人のことです)は、ゲストに対して「こんばんは」と挨拶します。おそらくアトラクションの設定自体が夜だからでしょう。

ぜひ今度トイマニに行かれた際は、キャストのゲストへの挨拶の仕方をよく聞いてみて下さい。真昼間に行っても、元気よく「こんばんは!」と声を掛けてくれることと思います。

たかが挨拶、されど挨拶です。そして私のようなファンは、このような細部へのこだわりに「やっぱ、すげーな」と魅了されるのです。

そして、そのような積み重ねがブランドとなり、近隣にクリニックが出来ても、そのクリニックが夜遅くまでや日曜日・祝日に診療してても、そちらに流れることが減るのです。

スタッフの話を遮らない

これは院長先生に限らず、チーフなどのリーダースタッフなどにも言えることですが「スタッフの話を遮らず、最後まで聴く」というのは、スタッフのモチベーションを下げないために、とても大切です。

以前も医経統合コンサルティングにおけるスタッフとの個人面談の中で、ある先輩スタッフとの関わり方について悩んでいる方がいて、私が

「もし私がその先輩スタッフだとして『私(先輩スタッフ)はあなたに対して、まずどんなことを気を付けたら良い?』と聞かれたら、何とお答えしますか?」

と、お尋ねしたら、まさに「私(ある先輩スタッフに対して悩んでいるスタッフ)が話をしている途中で、話を遮らないで欲しい」と仰っていました。

基本的には誰もが自分の考えや思いを持っていますので「自分の考えは正しい」と思っています(もちろん、私もそう思っています)。

人の数と同じ正義の形があるのですから、相手の話を聴く際は「まず相手の話を最後まで聴く」という姿勢が、非常に大切です。

これは院長先生がスタッフに対して実施する定期的な個人面談でも同様で、そもそも診療だけでもお忙しいのに、定期的に面談をされる姿勢自体がとても素晴らしいのですが、スタッフの話を「いや、だからね」と遮るのは良くないです。

そもそもスタッフとの個人面談で得たい結果のひとつは「院長先生がしっかり私の話を聴いて下さった」と、スタッフが感じることです。

話を遮ることで「結局、ほとんどの時間、先生が話をしていたな」「こんな面談ならもうやりたくない」などと面談に対してマイナスな印象を持たれる可能性が高いです。

くれぐれもご注意下さい。

前職、クリニック勤務だった応募者に絶対確認したいこと

「先生、経験者は即戦力になりますから、採用するなら経験者にしましょう!」

多くのスタッフはこう言います。

しかし私の経験では、経験者だからと言って、自院の即戦力になるとは限らないです。

「他科ならともかく、自院と同じ診療科目なら安心なのでは?」

このように思われるかも知れませんが、同一診療科目であっても 即戦力とは限りません。

それどころか前職が同一診療科目だからこそ、変に知識や経験があることで、

「前の職場では、こんなことしてなかった」

と反発したり、自身の判断で業務を簡略化する可能性もあります。

それに加え、他のスタッフに

「なんでこのクリニックはこういうことやるんですか?
こっちの方が楽で良いじゃないですか」

などと、院内をかき乱す可能性もあります。

人は弱い生き物です。優しい言葉、甘い言葉に人は釣られるものです。

ですから、先月までは良い状態だったクリニックが、この1ヶ月に入ってきた経験者の新人スタッフによって、大きく雰囲気を乱された、なんてこともあります。

そのようなことを防ぐため、入社面接時に

「●●さんは当院と同一診療科目のクリニックでの勤務を経験されていますが、当院には当院の考え方や、やり方があります。

もし採用になったら、過去のご経験はリセットして、また一から学び直すことが出来ますか?」

と、しっかり確認された方が良いです。

それに加えて、以前勤務していたクリニックの一日の来院人数も確認しておくと良いです。

例えば自院の一日の来院人数が100人であるのに対して、以前の勤務先が30人であったなら、かなり高い確率で自院ではついて来れないです。

自院が100人のところ、前職が85人という感じでしたら、まだ大丈夫だと思いますが、70人以下という回答でしたら黄色信号(不採用通知)を発動された方が良いかと思います。

70人~85人程度でしたら、半日、または一日体験入社で当院の一日の診療の様子を見てもらい、改めて二次面接をしても良いかも知れません。

働く側が完全に売り手市場の現代において、なかなか選べる状況ではないと思いますが、ぜひご参考下さい。

連絡先は複数確認する!

ひとつの家庭でも、各自がスマホを持つことで、固定電話(私は『家電』と呼んでいました)が無い家庭が増えてきたようです。

そんな時代の中で、クリニックが気を付けなければならないことは「スタッフの連絡先は複数把握する」ということです。

もしスマホの番号しか把握していないスタッフが事故や事件に巻き込まれたら「スマホが繋がらない=そのスタッフと繋がることが出来ない」ということになります。

このようなことにならないためにも、採用が決まった時点で、スタッフのご家族の携帯番号、ご実家の固定電話の番号(一人暮らしの場合)など、スタッフのスマホ番号以外に2つ程度(つまり合計3つ)、スタッフひとりあたりの番号を踏まえておくと良いです。

交流会の必須アイテムとは?

多ければ3か月に1回、せめて半年に1回は飲み(食事)会を実施する事は、
良いチームを作る上でとても大切です。

忘年会や新年会、暑気払いなどや開業●周年記念日や、スタッフの歓送迎のタイミングで、交流会を実施して下さい。

さて、この交流会において必須アイテムがあります。それはカメラ(スマホ)です。

言うまでもなく、交流会の様子を写真に収めるためです。

ではその交流会の写真を何に使うのかと言うと、ホームページの求人ページや学校に学生向けに置かせてもらう求人パンフレットなどにその写真を使う事で、
「当院はプロフェッショナルとして高い技術と多くの知識を求められる厳しい職場ですが、仕事を離れたら、このように和気あいあいと、院長、スタッフで交流を図る機会があります」というメッセージを学生さんや求人ページを見た人に伝える事を目的にしています。

ですので、交流会の写真は、院長もスタッフも真顔で写っていたり、あまりにも泥酔していて乱れていたりなどではなく、最高の笑顔で写っていたり、何人かでピースサインなどのポーズを取って写っている写真にして下さい。

尚、このような写真を何枚か撮るために、交流会当日は「カメラ係」を決めておいておいた方が良いです。

定期的に交流会を開催する

「診療時間」とは「診療をする時間」ですので、院長を含むスタッフ同士の会話の内容の殆どは、診療に関するものになります。

では、診療以外の内容の会話はいつするのかと言うと、「そんなの無い」または「診療時間外にちょっと」というクリニックが多いのではないでしょうか。

現実的に、それは仕方がありません。
スタッフにしても「仕事が終わったら、さっさと帰りたい」が本音でしょうし、
そんな中で、院長が「ところでさ・・・」と世間話を始める事で、テンションが下がる事はあっても、上がる事は決してありません。

しかし「飲ミニケーション」という言葉があるように、診療以外の時間や場所で、スタッフとコミュニケーションを取るのは、それはそれで大切です。

ですので、多ければ3か月に1回程度、せめて半年に1回は院長、スタッフで食事(飲み)会(以下、交流会)を開く事をお勧めします。

ちなみにこの交流会ですが、遅くても1か月前には告知した方が良いです。
ある日突然「今日、皆で食事しようか」と言われるのは、用事がある場合が殆どですし、元々そういう予定(モード)では無い中で、そんな事を提案されても、嫌がられるだけです。

「何月何日の何時から何時まで、どのお店で交流会をするのか」という事を、1か月前には告知する事をお勧めします。

次に、これはある程度、大人数(10人以上)のクリニックである事が前提ですが、席の配置は、くじ引きがお勧めです。

そうしないと、クリニック内でも交流のある者同士や、勤務年数や年齢が近い者同士が、交流会でも隣合わせになり、クリニック外での交流会をする意味が半減します。

クリニック主催における交流会は、普段あまりコミュニケーションを取らない他職種や、年齢差があるスタッフ同士で交流を図るからこそやる価値があるのです。

尚、新人歓迎会の場合には「@@さん(新人)に質問したいこと」を予め院長、既存スタッフから集めておき、当日はそこから選ばれた質問に新人スタッフに答えてもらう形にすると、新人を巻き込んだ会になりますのでお勧めです。

逆に言えば、そのようにしないと、元々交流があるスタッフ同士で会話が盛り上がり、気が付いたら、新人がポツンとしていた、なんて事になりかねず、そうなると何のための新人歓迎会なのかという事ですのでくれぐれも注意して下さい。

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