2012年7月「院長の取り扱い説明書を作ろう!」 - 眼科の医院経営を活性化する手法

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眼科の医院経営を活性化する手法

2012年7月「院長の取り扱い説明書を作ろう!」

多くのクリニックでは「医師」という立場は院長だけです
(もちろん、複数の医師が勤務している場合は、そうではありませんが)。

よって、院長に求められる業務は、スタッフの想像以上に多岐に渡ります。

日々の外来診療や往診以外に、「学会出席」「医師会行事に参加」
「業者との打ち合わせ」「スタッフの面接、教育」「給与計算」「労務管理」
「セミナー参加」などがあり、クリニックの院長というのは、いわば
「エースピッチャーで4番を務めつつ、そのチームの監督業も行う」という位に、
求められている業務が多いのです。


その中で「スタッフとコミュニケーションを取る事が大切です」と言われても
「そりゃ、取れるものなら取りたいけど、忙し過ぎて、時間が取れないよ」と
思われている院長先生も多いのではないでしょうか。


実は私自身も、経営コンサルタントという立場であると同時に経営者でも
あるのですが、普段は北は北海道から、南は九州のクライアント様に対して、
コンサルティングを実施しており、会社に行くのは、1ヶ月に2~3日程度なのです。

つまり弊社メンバーとコミュニケーションを取る時間は、殆ど無いのです。

そんな中で「どうしたらメンバーに、自分の事をもっと知ってもらえるだろうか?」
と懸命に考え、思い付いたのが今回ご紹介する「院長の取り扱い説明書(以下、トリセツ)」
を作るという方法です。

簡単に出来ますので、ぜひやってみて下さい!


尚、このトリセツは3つの段落に分かれています。

1.院長の詳細なプロフィール

ここには「院長の出身地」「出身大学」「好きな食べ物」「嫌いな食べ物」「趣味」
「5年後の夢・目標」などを書きます。あまり固い内容にならずに、スタッフが読んで
「へぇー、院長って〇〇が食べられないんですね。意外ですねー」と、スタッフから
笑顔がこぼれるような、馴染みやすい内容を書かれる事をオススメします。


2.仕事上でしてもらったら嬉しいことを3つ

「嬉しい」という感情が起こる場面(スイッチ)は、人によって様々です。
このスイッチを予めお伝えする事で、スタッフに「院長はこういう事を
してもらったら嬉しいと感じるから、同じような場面があったら、
それを積極的に実施しよう」という心構えになってもらうのが目的です。


3.仕事上で腹が立つことを3つ

これも「2.仕事上でしてもらったら嬉しいこと」と同様の考え方ですが、
「怒る、腹が立つ、イライラする」という感情が起こる場面(スイッチ)は、
人によって様々です。

このスイッチを予めお伝えする事で、スタッフに「院長はこういう事を
してもらったらイライラするから、同じような場面があったら、
それをしないように気を付けよう」という心構えになってもらうのが目的です。


ちなみに「2」と「3」は、なぜ「3つ」なのかと言いますと、
「プレゼンの天才」とまで言われた、アップル創業者のスティーブジョブズも
多用したスキルなのですが「3」という数字は、多過ぎず、少な過ぎず、
記憶に残りやすい数字なのです。

このトリセツは「長くなり過ぎないこと」も、大事なポイントです。家電製品を購入した際、
分厚いマニュアルを読む気がしないように、院長トリセツもあまり長いと、スタッフが
読む気がしなくなってしまいますのでご注意下さい。

出来ればA4片面、多くても両面に納まる位が、丁度良い文量です。