2015年6月 マニュアルを最大限に活用する方法 - メールマガジン

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2015年6月 マニュアルを最大限に活用する方法

先月のメールマガジンで「新人教育に動画を活用するクライアントが
増えている」という内容をお伝えしました。

先月のメールマガジンの内容はこちらです。

→ http://www.ikeitougou.jp/mailmagazine/2015/05/post-28.php


これまで多くのクリニックは、新人教育と言えば、紙媒体の
マニュアルを活用していました。

※実は紙媒体のマニュアルさえも整備されていないクリニックは
多いので、マニュアルがある事だけでも素晴らしいのですが。


冒頭に動画を活用するクライアントが増えたと書きましたが、それでも
紙媒体のマニュアルが不要になる訳ではありません。

動画は予習や復習のために、一人で観返すという意味では、
大きな効果を発揮しますが、診療時間中に自身のスマホや医院の
タブレットを取り出して観返すというのは非現実的です。

診療中は、これまで自身が書き留めたメモ帳をパッと見返して
復習したり、書き加えたりという方が現実的です。


私がクライアントにお勧めしているのは、マニュアルを本のサイズに製本して、
教科書として新人に活用してもらうという方法です。

これを私は「マニュアルブック」と命名しました。

マニュアルがあるクリニックは、殆どの場合「業務マニュアル」と
背表紙に書かれた大きなファイルが棚に置いてあります。

これは、所謂「"マニュアルを作る事"が目的化してしまい、
全くマニュアルが生かされていない」典型的なケースです。


そもそも何のためにマニュアルを作るのかと言うと、それは
マニュアルを活用する事で、新人がこれまでよりも短期に一人前になり
診療のスピードアップや仕事の質の向上に繋げるためです。

そう考えた時、新人が「マニュアルがあるのは良いけど、凄く分厚いし、
大きいし、こんなの診療中に読んだり、予習や復習のために持ち帰ったり
出来ないよ・・・」と思うようなマニュアルでは、意味が無いのです。

そのような理由から、出来るだけコンパクトサイズにまとめた
マニュアルブックの作成をお勧めしているのです。


マニュアルブックの作り方ですが、現在まで作成されているマニュアルの
用紙を取りまとめます。

それらを「キンコーズ」などのビジネスコンビニに持参し、
「本のサイズ位に製本して下さい」と依頼します。

※必ずしもキンコーズでないとダメという事ではありません。印刷や
製本している会社とお付き合いがあれば、そちらに頼まれるのも一案です。

そして出来上がったマニュアルブックを新人に渡し「これにどんどん
書き込んで下さい。そして"この箇所にこういう記載があった方が、
今後新人が入った時に分かりやすいのではないか"と気付く点があったら
遠慮無く教えて下さい」と伝えて下さい。


このマニュアルブックのデメリットは「1冊を製作するコストが高い」
という事です。

マニュアルの文量にもよりますが、1冊あたり約5,000円程度は
かかると思われていた方が良いです。

それはマニュアルに写真が入っていて、カラーで製本するから
そのような金額になるのですが、だからと言ってこの取り組みは
「コストがかかるからモノクロ印刷で製本しよう」というのは、
マニュアルブックが分かりづらくなるという理由でお勧めしません。

これは考え方によりますが、私は5,000円のコストでこれまでよりも
新人が短期に一人前に育つのであれば、その投資は費用対効果が高いと
考えています。

ぜひ実践して下さい!