2014年7月 スタッフ間の情報共有を強化したい場合 - メールマガジン

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2014年7月 スタッフ間の情報共有を強化したい場合

診療科目に限らず、殆どのクリニックは開業時は
「院長(医師)1名+スタッフ3~4名」
という規模で始められるのではないでしょうか。

この規模であれば、院長のトップダウンで物事は伝えられます。
皆が常勤であれば、毎日毎時間顔を合わせるのですから、情報共有は
容易です。

そんな中で、次第に患者数が増え、規模が大きくなり、常勤だけでなく
非常勤スタッフも増え・・・となっていくと、多くのクリニックで直面するのが
今回のメインテーマである"情報共有"がしづらくなるという事です。

小規模だった当時は「連絡ノート」みたいなノートを用意して、
そこに気付いた事や伝えたい事を書いていけば良かったかも知れませんが、
次第に「Aさんは読んでいる(知っている)けど、Bさんは読んでいない
(知らない)」みたいな状態になっていきます。

「連絡ノートを読んだら、名前を書きましょう」

とルールを設けたところで、それをやる人もやらない人もいます。
そもそも、そこで名前をきっちり書く人は、そんなルールを設けなくても
読むのです(もちろんこのルールは無いよりは、あった方が
良いと思いますが)。


そこで、情報共有の媒体としてSNSサービスを利用する事を
お勧めします。

色々なサービスがあり、まずは院長が「これが使いやすい」と
感じるサービスである事が導入する上での前提ですが、どの
サービスを利用したら良いか分からないという事であれば、
まずはフェイスブックの「グループ機能」を試してみては如何でしょうか。

フェイスブックは無料ですし、現在最もメジャーなSNSサービスと
言っても過言ではありませんので、スタッフでもアカウントを取得している方が
多いと思います。

ただし、導入する上では注意が必要です。

多くのスタッフは「グループ機能を用いて、情報共有する=院長や他のスタッフと
フェイスブック上で"お友達"にならないとダメだと思っている」からです。

まずはその不安を取り除くところから始めて下さい。


そして最初のうちは、投稿は院長からのものが殆どになる可能性が高いです。

「せっかくグループ機能を使ったのに、みんな全然投稿しないじゃないか!」
とは思わずに、この取り組みが定着するまでは、積極的に院長から投稿して下さい。


クライアントの中には「投稿を読んだら"いいね!"をすること」
というルールを設けている医院もありますが、これは必須でなくても
良いかも知れません。そもそもルールを増やせば増やす程、窮屈になりますので。

そして「グループ機能」の素晴らしい点は、ある投稿に対して
全員に表示されたら「全員に表示済み」と表示されます。

"表示された"と言っても「読んだ」と「見た」では、解釈が異なりますが、
ひとまず「全員が見た」というのは、画面上で分かるのです。

ある情報について、あるスタッフは知っているけど、 別のスタッフは知らない
という状態は、チーム一体化や診療のスピードアップを阻害します。


グループの作り方の具体的な流れは、こちらをご覧下さい。


⇒ https://www.facebook.com/help/167970719931213


※フェイスブックのアカウントを持っている方なら、読めると思います。
現在アカウントを持っていない方でも、例えば「フェイスブック グループ 作り方」
などの言葉で検索したら、関連のサイトがいくつもヒットしますので、
参考にして下さい。


これらの媒体を使って、これまで以上に円滑に情報共有して下さい!