2014年2月 スタッフが突然休む際、メールで伝えてくるのが困るんですが・・・ - メールマガジン

医経統合実践会は、クリニック経営に不可欠な
スタッフ採用、新人スタッフ教育、モチベーションアップ、
増患対策、評価制度構築などをはじめ、
スタッフをクリニック経営に巻き込むコンサルティングをご提供します!

メールマガジン

2014年2月 スタッフが突然休む際、メールで伝えてくるのが困るんですが・・・

特に今はインフルエンザや風邪を引きやすい時季なので、今回のテーマにある

「根本さん、最近のスタッフって、平気で休むし、休むにあたって
メールで一方的に伝えてくるだけなんですよね・・・」

というご相談を受けます。

この件について、私が考える大切なポイントは以下の3つです。


1.健康管理の重要性を伝える


そもそも「学生」と「社会人」は全く立場が異なるものです。
学生はお金を払って学ぶ立場ですが、社会人は自分が提供するサービスによって
お金を得られるという立場です。

よって学生の頃なら「何か今日は体調悪いから、授業休んじゃおう」で
良いですが、社会人になったら、そうはいきません。

そして医療従事者は「健康を推進する立場の者」です。
その立場の者が体調を崩し、仕事もままらない状態では、
健康管理の重要性を患者さんに伝える事が出来ません。

このように「まず健康管理が如何に大切なのか?」をスタッフに
しっかり伝える必要があります。


2.休むにあたっての流れを明確にし、マニュアル化し、スタッフに周知する


1でお伝えしたように、それでも100%完璧に健康でい続ける
というのは現実的に難しいです。やはり人間ですから、体調を崩す事もあります。

1の次に大切なのは、もしどうしても休む事になった場合、
休む連絡を「誰に」「何時までに」「どんな形でするのか」を
明確に決め、マニュアル化し、スタッフに浸透させることです。

そうしないと「Aさんは電話で伝えてくるけど、Bさんはメールで
伝えてくる」など、休むにあたっての流れがスタッフによって
バラバラになってしまいます。


3.「なぜメールではなく、電話連絡なのか?」を明確に伝える


コミュニケーションの深さで言えば「直接会う」⇒「電話する」⇒「メールする」
の順番で軽くなっていきます。つまりメールは「相手の都合に限らず、自分の
メッセージを伝えられる」というのがメリットである一方、相手が自分のメッセージを
いつ受け取ったか(メールを読んだか)どうかも確認出来ないという
デメリットもあります。

そして「仕事を休む」というのは、基本的に良い事ではありませんから
「休むって言いづらいから、メールしちゃえ」と、一方的な報告に
なる可能性が大いにあります。

そのメールをその日の仕事が始まる何時間も前に確認出来れば
良いですが、多くのクリニックでは8時とか9時位に診療や診療前の
準備が始まりますので、その数時間前と言うのは、現実的に考えづらいです。

「メールだと相手が確認したかどうか確証が無いから、しっかり
電話する必要があるんですよ」

このように「なぜメールではなく、電話連絡が必要なのか?」を
伝える事が大切です。

以上、社会人として大変基本的な事ではありますが、案外
このような基本的な事が守られてなかったり、伝えられていない
クリニックが多いと感じましたので、今回はこの内容を
取り上げてみました。

参考にして頂ければ幸いです。