2010年6月 スタッフが提出物の提出期限を守らない - メールマガジン

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2010年6月 スタッフが提出物の提出期限を守らない

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Q.スタッフが提出物の提出期限を守らないのですが...
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A.明確に伝える仕組み作りが大切です!
しかし、仕組みの問題ではないスタッフに対しては...


提出日を忘れてしまい、提出期限が守られていない場合には
仕組みで解決に近付きます。

その仕組みとはスケジュールボードをスタッフルームに
設置し、例えば「セミナー参加レポート提出日」という
形で記載するという方法がひとつです。

このスケジュールボードはAmazonやアスクルなどで
「スケジュールボード」と検索すれば、色々なサイズ、種類が
ヒットしますので、その中から当院に合ったスケジュールボードを
購入すると良いでしょう。

仕組みのふたつめは「朝礼、終礼時などに明確に伝える」
という方法です。

「何だ。そんなことか」

と、思われるかも知れませんが、提出する事を求める側(主に
院長や幹部スタッフ)は、明確に提出期限を伝えたつもりでも
提出を求められる側(一般スタッフ)は、意外と認識していない
という事が往々にしてあり、それが結果的に「言った、言わない」の
水掛け論に発展しているという医院を、これまでに多く
見てきました。

このような水掛け論に発展しないためにも、提出期限の
2~3日前の朝礼や終礼で

「セミナー参加レポート提出期限は●月▲日ですので
皆さん忘れないようにしましょう」

と、院長や司会者がハッキリと伝えることが
大切です。

その際、書記スタッフがいるような場合には
申し送りノートに書いておくと、より良いです。


単純に「提出日を忘れてしまい、提出期限が
守られていない場合」には、上記の取組みで大部分が
解決されると思います。


しかし問題なのは、提出期限が分かっていながら、
提出してこないスタッフの場合です。

これまでのコンサルティングを通して、このような
スタッフがいた事も事実です。

このようなスタッフに対して、まず大切なのは

・この取組みは何のためにやっているのか?
・この取組みをやる事によって、どんな良いことがあるのか?

を明確に伝えることです。これらは「目的意識」と
言いますが、目的意識を高くもつスタッフほど、その取組みに
対しての姿勢も良いので、期限を守るのはもちろんのこと、
クオリティも高くなります。

一方、目的意識が低いスタッフほど、期限内に
提出されませんし、提出されたとしても、クオリティは
低いものになります。

まずは「自分の"伝える力"を向上させてくれるために
このスタッフは、提出物を出さないんだ」と、自分に焦点を
あて、前向きに捉えて、しっかりと伝えるようにしましょう。

何度も何度も伝えて、それでも提出されない場合は、
残念ながら、そのスタッフはあなたの医院の価値観には
合わない人材だということです。

もちろん提出物ひとつ出さないことで解雇に出来るわけでは
ありませんが、このようなスタッフは早かれ遅かれ、自分と
医院の価値観が合わないことに耐えきれず、医院を去ることになります。

何かの縁で一緒に働くことになったスタッフが、このような
形で去ることは、とても寂しいことですが

「このスタッフが去ることによって、もっと当院に
合う人材と働けるチャンスが与えられた」

と前向きに捉えることが大切です。

一番やってはいけないのが、医院で守られるべき規律は
決して妥協してはいけないということです。

「●●さんが提出しないのは、まぁ仕方ないか」

と妥協することによって、これまできちんと提出していた
スタッフは、次第に「提出しても、提出しなくても同じなら
提出しなくて良いじゃないか」という気持ちになっていきます。

そのような雰囲気が院内に浸透すると、次第に
規律が守られなくなっていきます。

これまでの私の経験で、このような規律が守られなく
なっている医院を建て直すのは、大体2年間位の期間が
必要になってきます。

あなたの医院は、決してこのようにならないよう、

「やるべきものは、しっかりとやる」
「やっていなければ、やるまで、言い続ける」

この姿勢を貫きましょう。